Quando non c’è chiarezza la confusione regna sovrana.Non possiamo sostenere di aver comunicato solo perché abbiamo scritto qualcosa…
Il nostro testo per aver successo deve “catturare” il destinatario in modo da renderlo spontaneamente soggetto reattivo. Per ottenere questo effetto dobbiamo tenere presente i principi di comunicazione e disporre di un metodo che promuova un buon uso del tempo, sia in chi scrive sia in chi legge. I suggerimenti e gli indirizzi valgono per le lettere, i manuali, le procedure, le relazioni, i messaggi via e-mail.
Principi di comunicazione
Non comunichiamo quello che scriviamo… ma quello che il nostro lettore ha compreso! Dobbiamo quindi curare le diverse componenti che governo la capacità comunicativa di un testo.
Nella comunicazione nelle nostre relazioni i messaggi del nostro corpo e il tono condizionano il significato letterale delle parole. Qualcosa di analogo accade in un testo scritto: anche qui ci sono tre componenti. Nel dettaglio:
- contenuto,
- forma linguistica,
- grafica.
La forma linguistica riguarda la scelta delle parole e la struttura delle frasi. La componente grafica del testo è determinante. Prima di leggere un testo lo guardiamo… Va quindi ben impostata. L’obiettivo è creare una mappa di lettura affinché il lettore possa passeggiare serenamente e arrivare al nostro pensiero.
Applicare questa visione "triade" del testo fa aumentare la probabilità di successo!
Metodo di redazione
Per un buon testo, ovvero facile da capire, occorre inoltre non buttarsi subito a scrivere. Il metodo parte dall’obiettivo, e, dopo la redazione, prevede un controllo prima di licenziare il testo. In termini concreti occorre mettere in atto tre step:
- Pensa
- Scrivi
- Sfronda
Nella pratica, la fase di scrittura vera e propria risulta quella che richiede meno tempo! Il successo del testo è fondamentalmente affidato alla chiarezza dell’obiettivo, da cui deriva anche l’articolazione dei contenuti. Altrettanto impegnativa è la fase 3: Sfronda. Consiste in un accurato impegno a togliere… il superfluo. Il testo, così alleggerito, sarà meno impegnativo da leggere e sicuramente più efficace.
La redazione delle email richiede anche altri impegni legati alla dimensione sociale: ovvero la definizione di comportamenti sia nel ruolo di scrivente sia di ricevente. Con questi accorgimenti si riduce il rischio di diventare vittime delle email, relativamente al numero e alla lunghezza. Così si promuove il successo: ovvero, esserne padroni!