Scrivere & Comunicare: pari non sono!
L’esigenza di far sì che i nostri testi riescano a comunicare è oggi ancora più pressante. Spesso il nostro destinatario accede al documento su PC o Smartphone, in condizioni in cui l’attenzione è scarsa.
L’insuccesso di un testo può emergere molto tempo dopo, quando è già tardi. Le conseguenze? Non gradevoli: ritardi, rilavorazioni, insoddisfazione del cliente, cali nelle vendite, frustrazione dei responsabili, e stress nelle persone. Queste situazioni posso essere evitabili. In altri termini: come promuovere il successo della nostra comunicazione? Diventando padroni dei principi base della comunicazione e dei metodi per utilizzarli.
Principi di comunicazione
Scrivo ad un’altra persona perché mi aspetto che a seguito della lettura del mio testo, abbia una “reazione”. Pertanto, il lettore non è un soggetto passivo: è protagonista del successo del messaggio. Se non accade nulla, la comunicazione si è persa nell’etere: solo una manciata di lettere e tanto tempo sprecato.
Il fattore tempo è un elemento fondamentale. Lo sappiamo, siamo in un’epoca in cui “non abbiamo tempo da perdere”. Lo scrivente e il lettore usano il loro tempo. E il tempo è un bene prezioso perché “finito”.
Altro tema che influenza l’esito della comunicazione sono le emozioni. Il documento scritto genera una relazione, non solo lavorativa ma anche emotiva. Le variabili emotive della relazione scrittore/ lettore sono tante, e vanno prese in considerazione tanto quanto il contenuto. E siamo giunti così ad un’altra considerazione: un messaggio scritto trasmette non solo contenuti ma anche emozioni. Inoltre esprime anche un tipo di relazione fra i soggetti coinvolti: superiorità, paritetica o inferiorità.
Metodo di redazione
Merita attenzione adesso ad una rapida carrellata per passare dallo “scrivere” al “farsi capire”.
La letteratura in tema di comunicazione verbale ci dice che noi comunichiamo in piccola parte con le parole, un po’ di più con la voce e, soprattutto, con il corpo. Ho traslato questo concetto alla comunicazione scritta. Un testo è costituto da:
COSA:
- Il contenuto
COME:
- La forma linguistica (parole e frasi)
- La forma grafica (punto elenco, testo a blocchi, …)
Questa scomposizione di un testo non riguarda solo gli spot pubblicitari o le presentazioni in PowerPoint, ma anche la comunicazione scritta di tutti i giorni: relazioni, report, email, procedure, regolamenti. Pertanto lavorare sul “come” del testo – la forma linguistica e la grafica – è importante quanto il sapere come scrivere.
A proposito di forma linguistica, ad esempio, teniamo presente che la scelta delle parole conferisce vitalità al testo: verbi, azioni, aggettivi, avverbi, espressioni. Con gli stessi contenuti ma con termini diversi, posso dare forza ed energia o dare ansia e scoraggiamento.
Ad esempio:
“Si prevede un periodo di forte carico lavorativo, e per questo vi viene richiesta dedizione, spirito di sacrificio e pazienza”
È diverso da:
“Ci attendiamo un periodo di grandi sfide e opportunità di crescita. Vi propongo di unire le nostre forze e raggiungere insieme la meta con entusiasmo e coraggio!”
Il contenuto è lo stesso, cambia la scelta delle parole: quanta differenza di vitalità!
Anche la struttura della frase può conferire leggerezza o pesantezza al testo: lunghezza, complessità. Teniamo presente una raccomandazione cruciale: l’arte della sintesi e della semplicità rende la vita più semplice a tutti.
Passiamo alla forma grafica: prima di leggere un testo, lo guardiamo. Il documento deve diventare una mappa di lettura con accorgimenti grafici: spazi rasserenanti in cui il lettore coglie l’essenza ad un primo sguardo e ha voglia di approfondire.
E il primo passo è compiuto
La conoscenza dei principi di comunicazione e l’acquisizione di un metodo sono fondamentali. Ma l’ingrediente alla base del successo comunicativo di un documento è l’umiltà di fare autocritica: rileggersi e mettersi in discussione. “Pensa, scrivi e sfronda”, tre semplici passi con un impegno imperativo: togliere il superfluo.