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rappresentazione grafica matrice comunicazione interna

Consideriamo il processo un gioco di squadra in cui, grazie alle sinergie, ognuno può esprimere al meglio le proprie competenzeNasce dall'ottica di sistema.
Considerare una organizzazione come un sistema ha diverse ricadute. Il punto di forza risiede nella varietà di elementi che costituiscono l’azienda: grazie alle loro interazioni, il sistema genera un risultato. Ma c’è anche l’altra faccia della medaglia: il condizionamento reciproco. È come dire: se solo un elemento non è all’altezza, o se solo una relazione non è ben attivata, il sistema può collassare. Pertanto l’aspetto delicato di considerare l’organizzazione come un sistema, risiede nella capacità di governare le relazioni.
Qui entra il gioco il processo: è quello strumento gestionale che mette in relazione i diversi elementi interni ed esterni che interagiscono per conseguire un risultato.

Revisione della definizione

Le definizioni tradizionali danno evidenza alle attività che trasformano un input in output. Questa visione è corretta ma incompleta: manca la citazione dell’artefice delle attività: le persone. E manca anche il destinatario dell’output! Ovvero ignora l’apporto delle persone. Quindi nuova definizione diventa: il processo è come un gruppo di persone svolge attività correlate per generare una trasformazione utile al cliente del processo.

Ricadute in azienda

Il processo è il motore di tutte le organizzazioni: permette di conseguire i risultati attesi. Il suo successo è affidato alle persone. Diventa quindi determinante la definizione proposta e la modalità di descrizione.
Consideriamolo un gioco di squadra: ogni persona deve svolgere il suo ruolo con competenza, ma deve anche saper curare le relazioni con gli altri. In questa chiave di lettura il processo è una forma di comunicazione interna: le persone si passano informazioni per produrre quel qualcosa utile al cliente del processo.

Nella pratica

L’esposizione più funzionale è il diagramma di flusso a matrice: esplicita il gioco di squadra, i compiti di ognuno e le relazioni attraverso cui avviene il passaggio di testimone.
Per disegnare il flusso ho creato il metodo ZoomUp: serve per mettere a fuoco e ingrandire le parti salienti del processo, in forma condivisa.
Con questo approccio le persone prendono coscienza del proprio contributo al successo dell’impresa: motivazione e responsabilizzazione diventano le parole chiave di questo modo di vivere il processo.

Letture di approfondimento