Quando la comunicazione aiuta a lavorare e ad essere… sereni!

Ancor di più oggi, nel rispetto del distanziamento sociale, la comunicazione interna all’interno della stessa area o fra aree diverse, è un elemento cruciale per lavorare in modo produttivo e sereno. Queste due caratterizzazioni si rinforzano a vicenda: se siamo produttivi, siamo sereni; se siamo sereni, lavoriamo meglio. Dovendo ricorrere alla comunicazione online, ci si può trovare in situazioni difficili per carenza o eccesso di informazioni. La prima è connotata da domande del tipo: Dove trovo i dati? A chi devo chiedere? La seconda è evidenziata da domande del tipo: Quale dei due documenti devo usare? Quali di questi dati sono necessari?

Per governare queste situazioni occorre curare la comunicazione interna. Lo strumento principe è il processo. Lo dobbiamo intendere come un gioco di squadra, in cui ogni tutti condividono lo stesso obiettivo e si sentono solidali nei confronti del suo esito: successo o fallimento. Affinché ciò possa accadere occorre guidare le persone a sentirsi soggetti attivi del gruppo di processo. Per creare questo clima è indispensabile disporre di un documento che descrive il processo nel suo divenire, con evidenza dei contributi di ognuno e, soprattutto, delle relazioni.

Quale forma espositiva adottare? Il diagramma di flusso interfunzionale è quello che meglio esplicita tre aspetti chiave:

  • la composizione del gruppo,
  • i compiti di ogni persona,
  • il passaggio di informazioni, ovvero le relazioni.

Se leggerlo è facile, non altrettanto immediato è disegnarlo. Così ho creato il metodo ZoomUp: mettere a fuoco e ingrandire gli aspetti chiave del processo affinché ogni persona abbia chiaro con chi debba interagire e quale sia il proprio contributo. Gli strumenti sono semplici:

  • si inizia con l’esposizione della ragion d’essere nella Scheda del Processo,
  • si prosegue con la ricostruzione della dinamica nella Matrice delle Attività,
  • e si è così pronti per disegnare il flusso.

Il racconto del processo è la procedura, il cui cuore è proprio il diagramma di flusso. Con questa forma espositiva ci salviamo dalle forme impersonali e da quelle passive che celano chi compie l’azione!

ZoomUp è efficace perché mira alla essenzialità. Richiede, anzi esige, di selezionare le informazioni prevenendo così l’information overload: il sovraccarico disorienta, crea confusione, demotiva le persone e degrada la procedura ad uno sterile strumento burocratico fine a sé stesso. Teniamo presente che ogni organizzazione, piccola o grande, è sempre una struttura sociale e, in quanto tale, necessita di regole che guidano l’agire corale delle persone. Se la procedura è semplice e diretta, sarà la benvenuta per orientare le energie verso una meta comune. E questo l’obiettivo di ZoomUp.

Per riproduzioni anche parziali effettuate per finalità di carattere professionale, economico o commerciale e comunque per uso diverso da quello personale, contattare Erika Leonardi.

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