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Ancor di più oggi, nel rispetto del distanziamento sociale, la comunicazione interna all’interno della stessa area o fra aree diverse, è un elemento cruciale per lavorare in modo produttivo e sereno. Queste due caratterizzazioni si rinforzano a vicenda: se siamo produttivi, siamo sereni; se siamo sereni, lavoriamo meglio. Dovendo ricorrere alla comunicazione online, ci si può trovare in situazioni difficili per carenza o eccesso di informazioni. La prima è connotata da domande del tipo: Dove trovo i dati? A chi devo chiedere? La seconda è evidenziata da domande del tipo: Quale dei due documenti devo usare? Quali di questi dati sono necessari?

Per governare queste situazioni occorre curare la comunicazione interna. Lo strumento principe è il processo. Lo dobbiamo intendere come un gioco di squadra, in cui ogni tutti condividono lo stesso obiettivo e si sentono solidali nei confronti del suo esito: successo o fallimento. Affinché ciò possa accadere occorre guidare le persone a sentirsi soggetti attivi del gruppo di processo. Per creare questo clima è indispensabile disporre di un documento che descrive il processo nel suo divenire, con evidenza dei contributi di ognuno e, soprattutto, delle relazioni.

Quale forma espositiva adottare? Il diagramma di flusso interfunzionale è quello che meglio esplicita tre aspetti chiave:

  • la composizione del gruppo,
  • i compiti di ogni persona,
  • il passaggio di informazioni, ovvero le relazioni.

Se leggerlo è facile, non altrettanto immediato è disegnarlo. Così ho creato il metodo ZoomUp: mettere a fuoco e ingrandire gli aspetti chiave del processo affinché ogni persona abbia chiaro con chi debba interagire e quale sia il proprio contributo. Gli strumenti sono semplici:

  • si inizia con l’esposizione della ragion d’essere nella Scheda del Processo,
  • si prosegue con la ricostruzione della dinamica nella Matrice delle Attività,
  • e si è così pronti per disegnare il flusso.

Il racconto del processo è la procedura, il cui cuore è proprio il diagramma di flusso. Con questa forma espositiva ci salviamo dalle forme impersonali e da quelle passive che celano chi compie l’azione!

ZoomUp è efficace perché mira alla essenzialità. Richiede, anzi esige, di selezionare le informazioni prevenendo così l’information overload: il sovraccarico disorienta, crea confusione, demotiva le persone e degrada la procedura ad uno sterile strumento burocratico fine a sé stesso. Teniamo presente che ogni organizzazione, piccola o grande, è sempre una struttura sociale e, in quanto tale, necessita di regole che guidano l’agire corale delle persone. Se la procedura è semplice e diretta, sarà la benvenuta per orientare le energie verso una meta comune. E questo l’obiettivo di ZoomUp.

I libri di storia parleranno del periodo che stiamo vivendo dall’inizio del 2020. Forse è una magra consolazione, ma dobbiamo convenire che la comparsa del Covid può rappresentare un’opportunità per riflettere sul nostro modo di vivere.

Parlando del lavoro, tanti aspetti che ritenevamo certi, sacrosanti e granitici, al di là di ogni previsione, sono stati messi in discussione, ribaltati o cancellati. L’evento più appariscente è il Remote Working: non più spostamenti casa/ufficio, ma accentramento degli impegni lavorativi e personali negli stessi spazi eriduzione radicale dei contatti fra le persone. Risultato: le regole interne sono state cambiate, rimosse, ri-create. Abbiamo così scoperto che le regole, per dare il meglio, non possono prescindere da un margine di flessibilità: questa componente le rende valide e utili!

Di fronte a una rivoluzione di questa portata, risulta premiante un atteggiamento positivo. Questo non significa negare le difficoltà legate alla realtà: è piuttosto il risultato di un cambio di prospettiva. Funziona quando riusciamo a bilanciare gli aspetti ostili con quelli costruttivi. Avendo dovuto negare e mettere da parte alcune componenti della nostra vita che ritenevamo strutturali al nostro modo di essere, possiamo adesso sentirci pronti a creare un nuovo presente, prodromico di un futuro che non deve avere le stesse pecche del passato. Dobbiamo investire con creatività ed entusiasmo nelle risorse che abbiamo a disposizione. Lo spirito di iniziativa, soprattutto quando condiviso, può generare un cambiamento collettivo che diventa espressione della nostra determinazione a sconfiggere quel virus e impedirgli di continuare a essere pestilenziale.

Remote working: Metodo, Autonomia, Relazione
Siamo diventati ricorrenti fruitori e utilizzatori del canale online per fare incontri, riunioni, corsi. Chi lo avrebbe immaginato solo un anno fa? Non abbiamo avuto il tempo di valutare i pro e i contro, né di preparaci a questo cambiamento di grossa portata. È uno di quei casi in cui la tecnologia è promotrice di una soluzione. Ma se non ci equipaggiamo, corriamo il rischio di fare errori.

È quello che è accaduto con l’avvento delle email. Il canale Internet ci ha permesso di attivare comunicazioni immediate e veloci, rivolte a una pluralità di destinatari. Conseguenze nefaste: tsunami di messaggi, causa di malessere alla sola idea di accedere alla posta elettronica. Perché diventare schiavi della tecnologia? Meglio esserne padroni! Dopo anni di cattivo uso, abbiamo imparato (forse!) a governare questo strumento. Il traghettamento in positivo è stato frutto dell’apprendimento di semplici regole base della comunicazione, calzate al canale informatico.

Oggi la tecnologia digitale ci sta permettendo di far fronte al distanziamento, imposto dall’emergenza Covid. Così, di punto in bianco, da marzo 2020, ci siamo trovati a dialogare con le persone in formato “francobollo”.

È arrivato il momento di investire nelle nostre competenze sulla comunicazione: la webcam può condizionare le nostre relazioni. Il problema è ben superabile: rivedere i principi base della comunicazione per trovare il proprio stile di relazionarci online. È tutto molto semplice: bastano semplici accorgimenti che pongono le basi per una relazione a distanza utile, serena e produttiva.

È il tema del corso CallToCall: l’arte di comunicare online. Come vivere le relazioni a distanza, nato in risposta alle esigenze del momento. In un paio d’ore mettiamo a fuoco quegli elementi che ci permettono di creare uno scambio "occhi con occhi", foriero di una comunicazione serenamente produttiva. Riusciamo così a convertire il distanziamento sociale in… socializzazione a distanza!

Remote working: Metodo, Autonomia, Relazione
“Tutte le famiglie felici si assomigliano, ogni famiglia infelice è infelice a suo modo”: ZoomUp WEBINAR

Oso scomodare Lev Nikolàevič Tolstòj per parlare di comunicazione aziendale. Quando funziona bene è simile in tutte le aziende. Quando non funziona, le ragioni possono essere diverse.

È questo il principio ispiratore della mia proposta: ZoomUp WEBINAR.

La comunicazione è un elemento cruciale per il successo di un’azienda, ma nel contempo è anche terribilmente complessa e delicata. L’azienda che lavora bene ottiene risultati anche grazie a un passaggio di informazioni chiaro e completo, sia all’interno sia verso il cliente. L’azienda al polo opposto è caratterizzata da confusione, con ricadute che a volte possono essere compensate, in altre tracimano generando danni palesi. Il perché delle carenze può avere diverse origini.

La comunicazione è complessa perché gioca su un doppio binario: “cosa” e “come”. Questa dualità sta alla base della chiarezza del messaggio, e si gioca non solo sulle parole ma anche su altri elementi. È anche delicata perché investe i valori, gli atteggiamenti e i comportamenti delle persone, a tutti i livelli.

Mettiamo a fuoco quella parte della comunicazione che riguarda l’agire quotidiano per dare vita alle offerte, ai prodotti, ai servizi… cioè i mattoni per costruire e sostenere le relazioni con i clienti. Sto parlando quindi di processi.

Ed eccoci alla proposta:

un WEBINAR GRATUITO di 20 minuti + dibattito, su uno dei canali online in uso. È personalizzato all’azienda: focalizzato sul vostro tipo di problemi, concordando la data e l’ora sulla base delle vostre esigenze. Insieme, facciamo emergere le dinamiche che compromettono il successo della vostra comunicazione interna, individuiamo i nodi da sciogliere e facciamo emergere soluzioni efficaci. L’unica condizione riguarda i partecipanti: devono appartenere alla stessa azienda e il loro numero deve essere compreso fra 6 e 12.

Chi organizza riceverà gratuitamente una copia del mio ultimo libro, in formato e-book: COMUNICAZIONE INTERNA E PROCESSO - Come disegnare il diagramma di flusso con ZoomUp, Franco Angeli. È appena uscito! https://bit.ly/31RvaQZ

Coinvolgi i tuoi colleghi. Approfitta del lockdown per investire sulla comunicazione interna della tua azienda.

Lavorare a distanza richiede nuove modalità di organizzazione e di socializzazione. Stiamo vivendo un cambiamento che non è da poco. Tutto ribaltato? Forse. O solo in parte. Eppure questo momento è una opportunità per rivedere il proprio modo di lavorare: rimuovere le inerzie e puntare sull’abbinamento produttività e benessere. In ogni caso bisogna adoperarsi per creare un buon equilibrio fra lavoro e vita personale.

Partiamo dal nostro motore: il cervello. Da qui hanno origine le nostre energie, emozioni e volontà. Qui approdano le nostre reazioni di serenità, timore, paura. Impariamo a conoscerlo: diventerà nostro fedele amico! Passiamo poi a prestare attenzione ad una nostra risorsa preziosa, spesso trascurata: il tempo. Per usarlo al meglio dobbiamo avere un metodo che previene il suo deleterio spreco. Investiamo quindi in una buona capacità organizzativa che punta ad un impegno fruttuoso dedicato alla pianificazione. Così facendo possiamo dosare le energie, concedendoci anche preziose pause di ricarica. Vivere il lavoro diventa più sereno:

  • lavorare in autonomia sarà più produttivo,
  • lavorare nelle relazioni con colleghi dei processi sarà più fluido.

E il gioco è fatto! Più forti in energia e in padronanza di strumenti manageriali lavoriamo meglio sia in ufficio sia in remoto. Questa è solo l’anticamera della felicità!